De uitdaging
Partena Professional werkte sinds jaar en dag vanuit het sterk verouderde Kartuizer gebouw in het oude centrum van Brussel. Dit gebouw beantwoordde helemaal niet meer aan de vereisten van een moderne, professionele werkomgeving. De organisatie besliste, op basis van een stay or leave analyse, om het gebouw te verlaten en een nieuwe plek te zoeken in de nabijheid van het centraal station. Hiermee wilde men de nabijheid tot het openbare vervoer verbeteren. Een nieuw werkplekconcept zou ook moeten toelaten om beter in te spelen op de noden van het hybride werken. Door het toegenomen thuiswerk, was de beschikbare kantooroppervlakte in het Kartuizer gebouw veel te groot geworden.
Partena Pro werkt volgens de principes van de “Collaborative Governance”. In dit organisatiemodel worden de leiderschapstaken verdeeld onder de teamleden die samenwerken in “cirkels”. Op deze manier krijgen de werknemers meer autonomie en worden ze gestimuleerd om meer verantwoordelijkheid te nemen. Dit vernieuwende organisatiemodel verhoogt de wendbaarheid van de organisatie en vereist een aangepaste werkomgeving. De cirkels stemmen zeer regelmatig af en gebruiken hiervoor allerhande formele en informele overlegfaciliteiten. Daarnaast wordt het werk zeer projectmatig georganiseerd waarbij de medewerkers samenzitten in functie van deze projecten.
Partena Pro koos voor het schitterende Aria gebouw vlakbij het centraal station in het centrum van Brussel en activeerde brainmove om een grondige behoefteanalyse uit te voeren. Aangezien men wilde afstappen van het klassieke kantoormodel met vaste, toegewezen werkplekken kregen wij de opdracht om ook een begeleidingstraject op maat te ontwikkelen.
Onze aanpak
brainmove startte met strategische interviews om de verwachtingen en behoeften van de stakeholders in kaart te brengen. De resultaten van de interviews werden besproken in een visieworkshop. Vervolgens gebruikten we onze profielbepalingsmethodiek om een helder zicht te krijgen op de toekomstige activiteiten van de teams in het nieuwe gebouw. Uiteindelijk organiseerden we verschillende thematische workshops om de typische processen binnen Partena Pro te analyseren en te koppelen aan de noden van de “Collaborative Governance” organisatie.
Aan de hand van de inzichten uit de uitgebreide behoefteanalyse konden we een optimaal werkplekconcept ontwikkelen. Partena Pro besliste om te kiezen voor een volledig flexibel model waarbij de medewerkers de werkplekken delen en een plek kiezen in functie van de behoeften.
Het opzetten van een participatief traject in een participatieve organisatie is delicate operatie. Het juiste evenwicht moet gevonden worden tussen de behoeften en strategie van de organisatie enerzijds en de persoonlijke verlangens van het personeel anderzijds.
De leidinggevenden in de organisatie spelen een cruciale rol in het veranderingsproces. Zijn moeten hun teams motiveren en ervoor zorgen dat het welzijn werd gegarandeerd. Partena Pro besliste om te investeren in een uitgebreid begeleidingstraject waarbij verschillende opleidingsmodules werden ontwikkeld. We zorgden voor een opleiding voor de managers om hun rol binnen het hybride werken aan te scherpen. Hierbij lag de nadruk op kennisdeling, welzijn en communicatie.
We werkten nauw samen met een fantastische ambassadeursgroep die ons heeft geholpen om duidelijke gedragsafspraken op te stellen voor de nieuwe werkomgeving. Deze ambassadeurs werden tijdens het traject ingeschakeld als trainers. Met deze groep werd ook een evaluatie en nazorgtraject uitgerold.
Het resultaat
De evidence-based methodiek van brainmove zorgde voor heldere en objectieve cijfers die konden dienen als input voor het designbureau. Door een nauwe samenwerking met de interieurarchitect slaagden we erin om de behoeften van de teams te vertalen in een ambitieuze en performante werkomgeving. Het vernieuwende concept symboliseert de dynamiek binnen Partena Pro en kan dienen als visitekaartje voor de professionele klanten. Via een tactische participatietraject werden de medewerkers op een slimme manier betrokken in het traject waardoor we het draagvlak voor een nieuwe manier van werken konden versterken.