Le défi
Depuis de nombreuses années, Partena Professional travaillait dans un vétuste bâtiment situé dans le vieux centre de Bruxelles. Celui-ci ne répondait plus aux exigences d’un environnement de travail moderne et professionnel. L’organisation a décidé, sur base d’une analyse « stay or leave », de quitter le bâtiment et de chercher un nouveau lieu à proximité de la gare centrale. L’objectif était de gagner en proximité avec les divers transports en commun. Un nouveau concept de lieu de travail doit également permettre de mieux répondre aux besoins du travail hybride. En raison de l’augmentation du travail à domicile, l’espace disponible dans le bâtiment était devenu beaucoup trop grand.
Partena Pro travaille selon les principes de la « Gouvernance Collaborative ». Dans ce modèle organisationnel, les tâches des responsables sont réparties entre les membres de l’équipe qui travaillent ensemble en « cercle ». De cette façon, les employés bénéficient d’une plus grande autonomie et sont encouragés à prendre plus de responsabilités. Ce modèle organisationnel innovant augmente l’agilité de l’organisation et nécessite un environnement de travail adapté. Les cercles se coordonnent très régulièrement et utilisent toutes sortes de moyens de consultation formels et informels. De plus, le travail est organisé par projet, les employés étant assis ensemble en fonction des projets en cours.
Partena Pro a choisi le magnifique bâtiment Aria près de la gare centrale au centre de Bruxelles et a activé brainmove pour effectuer une analyse approfondie des besoins. Comme ils souhaitaient s’éloigner du modèle de bureau classique avec des postes de travail fixes et attribués, nous avons également été chargés de développer un programme d’accompagnement sur mesure.
Notre approche
brainmove a commencé par des entretiens stratégiques pour visualiser les attentes et les besoins des parties prenantes. Les résultats des entrevues ont été discutés lors d’un atelier sur la vision. Nous avons ensuite utilisé notre méthodologie d’analyse de profils pour avoir une vision claire des activités futures des équipes dans le nouveau bâtiment. Finalement, nous avons organisé plusieurs ateliers spécifiques pour analyser les processus typiques au sein de Partena Pro et les relier aux besoins de l’organisation « Gouvernance collaborative ».
Sur base des informations tirées de l’analyse approfondie des besoins, nous avons pu développer un concept d’environnement de travail optimal. Partena Pro a décidé d’opter pour un modèle entièrement flexible dans lequel les employés partagent les postes de travail et choisissent un lieu en fonction de leurs besoins.
La mise en place d’un processus participatif dans une organisation participative est une opération délicate. Il faut trouver le bon équilibre entre les besoins et la stratégie de l’organisation d’une part et les désirs personnels des collaborateurs d’autre part.
Les managers de l’organisation jouent un rôle crucial dans le processus de changement. Ils doivent motiver leurs équipes et veiller à ce que le bien-être soit garanti. Partena Pro a décidé d’investir dans un vaste programme de coaching au cours duquel différents modules de formation ont été développés. Nous avons dispensé une formation aux managers pour qu’ils puissent affiner leur rôle dans le cadre du travail hybride. L’accent a été mis sur le partage des connaissances, le bien-être et la communication.
Nous avons travaillé en étroite collaboration avec un groupe d’ambassadeurs fantastiques qui nous ont aidés à élaborer des accords de comportement clairs pour le nouvel environnement de travail. Ces ambassadeurs ont été engagés en tant que formateurs au cours du processus. Un processus d’évaluation et de suivi a également été mis en place en collaboration avec ce groupe.
Le résultat
La méthodologie « evidence-based » de brainmove, a fourni des chiffres clairs et objectifs qui ont pu servir comme input pour l’agence de design. Grâce à une étroite collaboration avec l’architecte d’intérieur, nous avons réussi à traduire les besoins des équipes en un environnement de travail ambitieux et performant. Le concept innovant symbolise le dynamisme de Partena Pro et peut servir de carte de visite pour les clients professionnels. Grâce à un processus de participation tactique, les employés ont été impliqués dans le processus de manière intelligente, ce qui nous a permis de renforcer le soutien à une nouvelle façon de travailler.